虚拟接待员服务

什么是虚拟接待员?

“虚拟接待员”在技术上有两种含义。它可以描述一个:

• 由您的公司雇佣的现场应答服务，您的电话由另一个提供商的人工代理在场外处理(他们是“虚拟的”，因为他们实际上不在您的办公室)，或者

• 一种自动话务员电话功能，可以通过编程来完成现场话务员所做的所有事情，如播放预先录制的问候语、转接电话、接收语音邮件和安排约会。

Dialpad的虚拟前台功能是如何工作的?

当有人拨打你公司的电话号码时，你的虚拟接待员会向他们打招呼，并向他们呈现预先录制的信息，其中列出了你部门的所有选项。

然后，呼叫者会被提示输入与他们想要联系的部门或个人相对应的号码，然后虚拟接待员会将电话转接到该部门或个人。

使用Dialpad，你可以将电话路由到单个团队成员或特定部门，或者在无人接听的情况下将电话发送到语音邮箱或自动菜单。在仪表板上在线设置和更改系统是很容易的。

为什么使用虚拟接待员服务?

在会议、约会、截止日期和埋头工作之间，你不可能总是能接听每一个来电。但如果你不接电话，你可能会错过新的业务，让客户认为你不关心他们。

有了虚拟接待员服务，您就有了一个自动呼叫处理系统，可以在没有实际人员帮助的情况下处理您的来电。它消除了浪费的时间和人为错误，为客户提供了更流畅的体验，并赋予他们自助服务选项。

Dialpad还包括哪些功能?

把你的来电发送到正确的地方

当他们打电话给你的公司时，用流畅和无摩擦的体验把呼叫者变成客户。使用虚拟接待员服务，用个性化的问候欢迎来电者，为他们提供重要信息，引导他们到适当的部门，或提示他们留言。

Dialpad的虚拟前台功能允许您:

• 根据一天中的时间或一周中的一天过滤和管理呼叫流。

• 直接呼叫特定的个人、团体或部门。

• 通过创建独立的部门来优先处理来电，以提高运营效率。

• 记录下部门的个性化问候，这样打电话的人就知道他们是否到达了正确的地方。

• 为特殊场合定制问候，如圣诞节和促销活动。

• 确保客户及时到达正确的部门。

• 以完全相同的方式接触远程办公和在办公室工作的员工。

• 配置这套从任何浏览器，在一天中的任何时间。

所有这些功能和选项的存在都是为了让您更容易地管理呼叫量并更好地帮助来电者——而不需要真人全职手动处理。呼叫路由可能比呼叫筛选或转接更有效，因为你不需要收集信息或手动将每个来电者路由到正确的电话线或人-系统足够智能为你做这些。

如何使用Dialpad设置您自己的虚拟前台服务

选择你的电话号码

一旦您注册了一个帐户，Dialpad为您的业务提供了广泛的电话号码选择。你可以得到免费或当地的号码如果你愿意的话(一个容易记住的虚荣号码可以帮助他们记住你的公司名字)。

你也可以港口现有的数字Dialpad。

Dialpad能做的一件很巧妙的事情是允许你自定义来电显示。这样，当您从手机拨打外呼时，您可以屏蔽您的个人电话号码，并显示您的业务数量对潜在客户或客户

记录你的问候和信息

要创建您希望呼叫者听到的消息和指示，请在主线管理面板中导航到管理设置>部门>营业时间和呼叫处理>呼叫路由。

您需要为不同的部门和人员记录一般的欢迎问候、语音邮件信息，以及供呼叫者选择的选项菜单(连接到一个部门或个人、留下语音邮件、返回主菜单等)。

您还可以创建错误消息，如果按下了错误的按钮，或者如果您需要通知呼叫者系统有问题，他们应该稍后再试，就会播放这些错误消息。

Dialpad确实提供默认消息，但如果你记录并上传自己的消息，它会更个性化。

创建您的菜单和呼叫流程

现在，您已经记录了您的消息，您将能够选择哪些在什么时间播放，并相应地编程您的菜单。要注意所有的选项都是有意义的，这样调用总是沿着最短的路径到达目的地。

你还需要为每种类型的电话决定最合适的结果。例如，如果呼叫者想要与某个特定部门通话，但没有人可用，那么该呼叫应该转到哪里?“次优”途径是什么——是有另一个部门可以处理这个问题，还是最好是打电话的人留下语音邮件?

创建您的呼叫路由策略

有各种各样的呼叫路由，您必须考虑哪一种最适合您的业务。您可以使用现有的数据来帮助实现这一点——查看最常见的查询，看看哪些人或部门最适合处理这些查询。

可选项包括最长空闲路由、固定顺序或轮询路由或同时路由。您还可以选择直接路由(呼叫总是被发送到特定的部门)，或者百分比路由，在其中您将特定的呼叫量分配给特定的团队。

Dialpad还提供基于技能的路由，它对每种类型的呼叫使用熟练程度排名。每个代理对每个特定技能集的评分从0到100，然后相应地指挥呼叫。所有这些都可以在管理>呼叫路由部分中设置。

设置其他基本的通信功能

当然，所有的Dialpad计划都可以让您访问最新的呼叫管理技术——不仅包括自定义路由和呼叫转移，还包括呼叫和转接语音信箱转录和实时分析。

使用虚拟接待员使电话路由变得轻而易举

最好的虚拟接待员服务能有效、高效地迎接你的来电者，并确保所有的来电都被路由到正确的地方。这比雇佣或外包人工接听服务要划算得多，有了良好的UCaaS或Dialpad等商务电话系统，就可以轻松定制以满足您的需求。2022世界杯在线观看

无论你的客户是老客户还是新客户，这都是一个非常适合远程工作文化的功能，因为它有助于连接分散的办公室，而不需要一个实际的总部。